文献收藏（情报业务的基础工作之一）

介绍

文献收藏

对准备贮存的文献进行鉴别和查重，选择年代近、信息量大、连续性强、质量高、符合情报用户需求的文献加以收藏，而剔除质量低、不符合需要、重复的文献的工作。其目的在于提高文献资料收藏的质量。筛选是一项十分细致的工作，它要求工作人员了解各学科领域发展的水平动向，掌握情报用户在不同时期的情报需求，并且还要熟悉已入藏的文献状况。查重工作是筛选的一部分，凡是新收到的文献，都要依其题名、作者名对照已入藏文献的目录进行核查，以确定是否为复本，如系复本，则免去加工工序，按原文献排序；如不是复本，则按新文献进行整理、加工、入藏。

对筛选后成为情报部门财产的文献进行登记、盖章、编号的工作。通过登录可以全面、具体地反映入藏情况，提供准确的统计数字，作为总结工作、制订搜集计划的依据。登记的方法有两种：总括登记和个别登记。前者是记载每批入藏文献的总记录，登记的项目包括日期、编号、来源、单据号码、总值、数量、内容区分、个别登记起讫号等。后者是记载每件入藏文献的记录，它是查对、清点、保管的依据，登记的项目包括日期、个别登记号(即文献收藏的流水号)、名称、作者、出版者、出版地、出版日期、页数、单价、份数、总括登记编号和注销登记编号(即收藏后又注销的编号)等。登记的载体形式有簿式和卡片式，除期刊、连续出版物和某些原已带有编号的文献用卡片式外，其他类型文献多用簿式。随着电子计算机的广泛应用，现已有很多情报部门利用计算机进行登录、核对等工作。

加工和报道 　对大量分散的、无组织的文献资料进行整序、压缩、编制出高度浓缩化的、便于检索利用的目录、题录式检索刊物、文摘杂志等的工作。文献如不经过加工，即使存入书库，也很难查找和利用。文献加工包括：著录、标引、编目、编制题录、简介、文摘等。著录是对文献的各种特征进行分析、选择和记录的过程，著录的内容可以通过卡片式和书本式检索工具反映出来，也可以利用电子计算机录入，建成文献数据库。标引是对文献的内容进行分析，并在此基础上赋予文献以标识符号(分类号、主题词)的工作，标识符号也是著录的项目之一。编目就是将文献著录、标引结果按条目有序编排各种形式的检索工具的工作。情报部门为了更深入地揭示文献，利于检索，除按将文献反映在目录类检索工具之中外，还按篇报道，编制题录式检索刊物、简介式检索刊物和文摘杂志。现已可用电子计算机进行文献标引、卡片打印、索引编排、排版印刷等。

指入藏文献按某种预先选择的方式在书库中排序并予以妥善保管的工作。排序方式有：①按分类号排，同类号文献再按收到先后次序或作者姓名字顺排。这种方式能使文献按学科内容集中，便于情报工作人员和用户系统地熟悉、掌握、查找文献，故适用于图书、产品样本、检索工具书的排序。在实行书库开放的情报部门、文献中心和图书馆中，文献按分类号排序更为有效。②按登记号排，适用于数量庞大、类型复杂的单篇文献。由于这种方式简便易行，不必留空位空架，便于提取和归架，也容易实行自动化管理，故情报部门多采用这种方式对大量单篇文献进行排序。③按字顺排，即按文献名称字顺排，适用于中外文现刊和连续出版物的排序。④按文献原有序号排，适用于专利文献和技术标准等。上述4 种方法各有利弊，情报部门应根据收藏文献状况以及采用开架、闭架、半开架的不同阅览方式综合加以运用。此外，情报部门入藏的缩微文献和声像资料较多，一般存放在专制盒内，按登记号或原有序号排序。文献的保管也很重要。为了保管好文献，书库内最适宜的温度为14～18℃，相对湿度为50～65%，此外还应注意防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠、防火等。单篇文献多装盒内或用文件夹，期刊和连续出版物定期装订，缩微文献和声像资料放于干燥的铁柜里。对于陈旧过时、破损严重、载体变质、失去流通意义的文献均要剔除和注销。保密性资料要妥善保管、定期清理，根据规定不断进行调整工作。