技术基础
会计流程再造作为一种先进的管理理念必须以先进的信息技术为依托。凡是与会计业务流程相关的工作流、信息流、资金流、岗位、职责、管理思想、资源等,只要适合信息技术处理方式的,都可以借助信息技术的支持来完成。只有这样,会计流程再造的效果才有可能最大限度地体现出来。因为会计流程再造就是要清除会计工作中非增值的活动、简化必要的活动、整合任务、自动化流程业务。这些活动的效率与信息技术的支持有密切的关系。所以,信息化时代的企业进行会计流程再造工程时,必须要获ERP的支持。
会计流程再造的内容
(一)会计流程设计的再造。设计ERP环境下的会计流程基本思想只有一条,就是持续改善,不断消除浪费。需要说明的是,企业消除非增值作业,提高增值作业的效率,往往会造成作业能力的闲置。如果不能将资源充分利用或处置,则消除浪费、提高效率的效果就不能充分得以实现。
(二)会计信息处理流程的再造。
1.再造ERP环境下会计数据采集方式。根据ERP系统的数据集成特性和会计流程再造的思想,进行会计数据采集方式再造。当业务事件发生时,业务部门将原始数据采集录入,数据自动显示并存储于共享数据库中。共享数据库通过信息指令同步告知会计部门,会计部门在第一时间直接从共享数据库中调用数据进行确认、计量,大大提高会计信息的及时性。
2.再造ERP环境下会计数据处理方式。ERP环境下会计数据处理是事件驱动的。经济业务发生时,由相关部门人员在ERP系统业务模块录入业务信息,该信息将自动存储在共享数据库中,企业执行业务事件的同时,实时触发多个事件驱动程序,业务事件信息将自动传递到财务模块中,会计部门从共享数据库中实时采集到相关数据形成原始凭证,通过实时生成数据信息,在账务处理模块自动生成会计凭证,会计账簿等。财务部门职能延伸到相关业务发生、执行与解决问题上,可以利用实时信息核算并监督经济业务。
3.再造ERP环境下会计信息输出方式。ERP环境下的会计流程很重要的特点,就是能够根据信息使用者的需要,生成定制信息。当ERP系统接收到会计信息使用者发出的指令后,对业务数据库中的信息进行加工处理,生成用户需要的信息,并将处理结果实时反馈给信息使用者。如果信息能够满足需要,则会计业务流程结束,如果不能满足需要,那么使用者可以重新发出其他指令,或者附带条件地发出指令,而财务模块就重新进行处理数据———输出相关有用信息。
(三)会计观念的再造。ERP环境下的会计流程再造是对传统的会计流程进行的彻底性、根本性变革。原有的会计模式改变了,相应的传统的会计观念也需要进行再造。为了为会计流程的再造做准备以及为保障再造后的会计流程顺利进行,我们需要通过各种手段培养新思想、树立新观念。
(四)会计组织的再造。ERP环境下,会计业务流程是伴随业务流程进行的,相应会计的组织模式也应该是围绕业务流程的。这样,适应再造后会计流程的会计组织就应同时满足流程维与职能维两个维度。流程维在横向上保证会计流程的正常运行,职能维在纵向上保证会计组织进行核算与管理的系统性。
会计流程再造的基本程序
企业实行会计流程再造主要以企业的决策与管理需求为核心,以对原有财务管理流程进行适当调整与改造为主要目的,其主要程序为:
1 分析企业需求。企业的需求是企业进行会计流程再造的主要目标,包括企业的财务管理工作怎样为企业决策提供及时的服务以提高企业的整体竞争力,怎样实现企业的有效管理,以及如何为企业生产规模的扩大提供服务等。通过对自身需求进行分析,企业能够明确了解实现财务流程再造应考虑的问题:第一,建立有效及时的信息化财务信息管理系统,实现远程控制和移动办公;第二,提高企业财务管理能力和财务决策水平;第三,提高企业业务与财务之间的协调性,实现企业价值流与物流的同步;第四,建立集中高效的管理机制,加强监督管理,避免权力真空问题的出现;第五,实现企业业务的数据化管理,打破现有的信息孤岛。
2 诊断、分析和调研企业现有的业务流程。该程序是指在分析现有的企业业务流程的基础上,找出业务流程中存在的问题,进行进一步的诊断,对问题进行深入、细致、全面的分析,通过分析调研提出相应的解决意见,在这一过程中应主要注意的问题为:第一,减少重复性的劳动,避免冗余问题;第二,降低信息传递的成本,提高时效性;第三,减少科目在设置上存在的不统一问题,降低企业数据分析的难度;第四,避免监督权利部分真空,实行有效的集中管理模式;第五,在企业与企业之间、部门与部门之间实现数据共享,避免产生信息孤岛。
3 再设计企业业务流程。该程序的主要注意内容包括:第一,设置规范统一的企业基础;第二,建立企业财务的集中式管理体系;第三,加强企业系统化的处理能力;第四,建立及时高效的财务信息反馈机制;第五,完善企业控制管理体系,简化企业审批制度;第六,建立企业财务管理网,实现财务管理网络化和信息化。
4,新企业财务管理流程的实施与组织。企业新构建业务流程的实施主要依赖于企业的财务信息化管理软件,所以,企业信息化财务管理软件的规范科学性会对企业的财务业务管理产生直接的影响。企业在实施新财务管理流程时要注意以下几点问题:第一,建立项目实施组;第二,开展广泛的培训宣传活动;第三,进行数据整顿与数据准备。
会计流程再造的影响
1 提高了业务与财务之间的协调性。企业财务信息化管理系统能够根据企业的业务要求自动生成财务处理方案,这样能够较大地提高企业财务控制能力和财务核算水平,实现了财务与业务之间的协调运转,提高了企业财务管理效率。
2 提高了财务报表的准确性和及时性。新企业财务管理流程能够提高企业内部交易的准确性和时效性,对企业内部的数据进行自动上报,便于汇总分析,能够让企业管理者及时准确地了解整个企业的经营现状和财务状况。
3 提高了企业的数据处理能力。新的财务管理流程能够支持较大型的高性能数据库,为企业数据处理的高效性和安全性提供保障,同时,也能够保证企业日常财务信息和数据的准确性和安全性,支持会计远程的会计报表、会计凭证、会计查询和会计信息录入。
4 促进了全面预算管理的实施。企业为提高自身的预算管理能力,实现企业利润最大化,在日常的运营过程中,要以目标利润的实现为基本前提,建立全面科学的损益预算、现金收支预算、成本预算、费用预算和采购预算体系,从而提高企业预算管理的有效性,保证企业能够沿着合理、科学的管理轨道运行。